すくすく日記＆ニュース

すくすく 2023年11月3日（金）
工房4911日目

御見積書の作り方

お客様から研修会の御依頼をいただき、
その御見積書を発行するように指示を受けた場合、
弊社では、おおむね以下のような流れで
作成していくことにしています。

弊社最寄り駅から研修会場の最寄り駅に移動する際の
交通手段を確認する時には、

Yahoo!の路線情報で検索します。
また宿泊については、

もっぱら「じゃらん」で検索し、
適切なホテルを予約しています。

ネット予約が完了すれば、
メールにて『予約確認書』が着信しますので、
こちらはＰＤＦデータで保存しておきます。

現地までの動線がもう一つ分かりづらい時は、
YouTubeで検索してみると、
ユーチューバーさんが撮影した映像などで、
状況を把握することもできます。
そのようにして、移動の流れを把握したうえで、

この「往復旅程表」が完成すれば、
研修会にともない交通費や宿泊費、
移動手段等をひとまとめで把握できるようになります。

もとより講師謝金額は、弊社の『要領集』で整理していますので、
これらを合算したうえで、

御見積書に整理し、社判を捺印のうえ、
ＰＤＦデータ化します。

研修の主催者様には、
ＰＤＦデータ化した『御見積書』と『往復旅程表』、
『予約確認書』を、メールに添付して送信します。

これにより、弊社と主催者様との間で、
共通情報を持ち合わせることができます。
研修会修了後は、この情報をもとに、
御請求書を発行するという流れになります。

あらかじめ、こういった段取りを踏まえておけば、
研修内容の準備を進めるにも安心です。
“段取り八分、仕上二分”
今後も、この手順は踏襲したいと思っています　(^_^)v

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