すくすく日記＆ニュース

すくすく 2020年8月14日（金）
工房3735日目

一日がかりになる時もある

弊社はたった一人の会社ですので、
私が事務所にいる時は、
お電話にも出ることができますし、
いただいたメールへの対応もすぐできます。

 

 

しかしながら、一度出張ででかけてしまうと、
少なくとも、お電話には出られません。
そのため、つながる手段としては、
メールということになるわけです。

 

 

弊社のメルアドに送信していただければ、
もちろん事務所のＰＣでも受信できますし、
私の手元のスマートフォンにも、
自動転送されるようにしてあります。

 

 

したがって、たとえ出張中であっても、
弊社にメールをいただければ、
その出張先で内容を拝見し、
レスポンスすることだってできます。
ある意味、これが一人会社でもお仕事を続けられる
一つの強みでもあったのですが・・・

 

 

出張が終わり帰社いたしますと、
事務所のＰＣにはメールがたまっているわけです。
手元のスマホからお客様に返信したメールも、
ＢＣＣで事務所に送信していますので、
お客様との一連のメール送受信履歴は
読み取っていくことができます。

 

 

ただし、それをそのまま放っておくわけにはいきません。
お客様ごとに仕分けしたフォルダに、
メールの整理をしつつ、
紙ベースでも研修ごとのファイルに整理する必要があります。
その工程が、実はけっこうたいへんなのです。

 

 

昨日、福島県の出張先から帰社しましたが、
事務所を空けていた３日間のうちに、
５０通近いメールの送受信を行っていました。

 

 

 

今朝から、一件一件のメール内容を再確認し、
必要な事務的処理を行い、

 

 

 

 

紙ベースのファイリングをする、
という流れのお仕事を延々と行っていました。
結果的には、一日がかりの作業になったところです。

 

 

ちなみに写真のファイルの前に、
紙が挟まっていますが、
これは最近のやりとりで、
忘れてはならない作業が残っているような場合、
そのことを忘れないために、
あえて半分突き出して挟み込んであるのです。
（下に落ちちゃったら、一巻の終わりですが・・・）
お仕事の次へのステップが視覚的にわかるという仕組み。
（私にしか、役には立ちませんが・・・）

 

 

この作業を省いてしまいますと、
これまで時系列でお客様とやりとりしてきた流れが、
途中で切れてしまいます。
本番の研修を成功させるためには、
“段取り八分”
おろそかにはできません。

 

なんとか先ほど、無事に業務は完了。
さて、これからのお時間は、
他のお仕事を進めていくことといたしましょう　(^_^)

 

 

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タグ：メール, 一日がかり, 対応, 送受信

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